2. Créer un plan de communication
Des communications efficaces et régulières avec le personnel concerné, et ce, à toutes les étapes de la mise en œuvre de la ressource Prendre soin de la communauté paramédic, sont essentielles à un engagement accru et intensifié.
Voici quelques façons d’améliorer les communications au sein de votre organisation :
Assurez-vous que votre organisation est prête
Il est important que les principaux représentants de la direction et du personnel de l’organisme comprennent la nature et l’objet de l’enquête et sachent comment cette initiative d’amélioration de la qualité profitera à leur organisation et aux paramédics du Canada. Vous pourriez fournir des explications concernant la sécurité des données et la protection de la vie privée.
Renseignez vos travailleurs à propos du sondage en ligne
Une communication ouverte dès le début du processus avec les travailleurs permet d’augmenter la participation, la mobilisation et l’intérêt de ceux-ci. Cela leur donne aussi le temps de poser des questions ou d’exprimer leurs inquiétudes. Les organisations devraient chercher à recueillir les réponses du plus grand nombre de travailleurs possible plutôt que de se concentrer sur les gens qui s’intéressent à des problèmes précis.
Envoyez des rappels
Le taux de participation peut aussi être augmenté en envoyant des rappels aux employés les invitant à remplir le sondage s'ils ne l'ont pas déjà fait. Il est préférable d'envoyer ces rappels à mi-chemin de la mise en œuvre du sondage, de même que deux ou trois jours avant sa clôture.
Répondez aux questions
Pour optimiser l'engagement des travailleurs et leur participation à l'enquête, il importe de fournir les coordonnées d'une personne-ressource qui pourra répondre à leurs questions. La page Foire aux questions est un bon point de départ et une bonne ressource.
Offrez des incitatifs
La participation peut être stimulée en offrant des incitatifs aux travailleurs (p. ex. des billets de cinéma, des cartes-café, etc.). Cette solution n’est pas nécessairement viable pour les petites OSP, où des mesures incitatives à coût minimal pourraient être plus appropriées. Il pourrait s’agir de donner aux travailleurs le temps de répondre au sondage au travail ou de créer des rivalités amicales entre les équipes de travail, par exemple en comparant leurs taux de participation.
Remerciez vos travailleurs
Envoyez un message de remerciement aux employés après la date de clôture du sondage. Ce faisant, vous exprimez votre appréciation et votre reconnaissance pour leur temps, leurs efforts et leurs opinions.
Assurez-vous que votre organisation est prête à distribuer un enquête en ligne.
Les OSP et les travailleurs sont continuellement tenus d’offrir des soins opportuns, sécuritaires et efficaces aux patients, souvent en étant confrontés à de profonds changements organisationnels résultant de facteurs financiers, liés aux politiques ou au travail. Ces priorités conflictuelles peuvent provoquer chez les travailleurs de la confusion et une surcharge pouvant se traduire par un désintérêt à l’égard des sondages. Dans certains cas, le personnel peut aussi douter que les résultats de l’enquête soient transmis à tous les travailleurs ou qu’ils mèneront à des mesures concrètes. C’est pourquoi il importe que les OSP tiennent compte de leur état de « préparation au changement ». Pour ce faire, ils doivent avoir mûrement réfléchi au moment d’effectuer le sondage, à la pertinence de celui-ci et à leur propre détermination à l’exécuter. L’outil MORPH (Measure of Organizational Readiness for Psychological Health) guide ce processus.
Renseignez vos travailleurs à propos du sondage en ligne.
Il est important de souligner que votre objectif est d’obtenir la participation de tous les travailleurs afin de représenter la diversité des points de vue.
Il existe plusieurs façons de communiquer des renseignements sur le sondage à vos travailleurs. Vous pouvez profiter des réunions de personnel ou utiliser des courriels, des lettres, des bulletins d’information et les tableaux de bord. Voici certains messages qu’il peut être utile de communiquer au personnel :
- Le sondage est court et ne prend que 15 à 25 minutes à remplir.
- Les représentants de la haute direction et des travailleurs appuient le sondage. Cette mention encouragera tous les travailleurs à participer à l’enquête.
- Les commentaires du personnel de l’OSP sont d'une importance capitale. Les travailleurs sont priés de répondre au sondage parce que l’OSP s’est engagé à promouvoir la santé et la sécurité psychologiques de son personnel. Le point de vue de tous les travailleurs, qu’ils prodiguent des soins directs aux patients ou occupent des postes d’administration ou de soutien est indispensable au succès de ces efforts.
- La participation est volontaire. Toute l’information obtenue dans le cadre du sondage demeurera confidentielle. Aucun renseignement personnel ne sera recueilli. Les résultats du sondage seront résumés en excluant toute donnée d’identification personnelle.
L’un des grands objectifs de [INSÉRER LE NOM DU PROGRAMME OU DE L’OSP] est de créer et de maintenir un milieu de travail favorisant la santé psychologique de tout le personnel paramédical. Nous sommes conscients que nos travailleurs sont notre atout le plus précieux. Assurer leur bien-être profite aux individus tout en renforçant l’ensemble de l’organisation.
Afin de réaliser cet objectif, [INSÉRER LE NOM DU OU DES DIRIGEANT(S) DE L’ORGANISATION], en partenariat et en consultation avec [INSÉRER LE NOM DU SYNDICAT OU DU COMITÉ DES RESSOURCES HUMAINES OU DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL, LE CAS ÉCHÉANT], vous invitent à répondre à un bref sondage en ligne. Ce processus en ligne est entièrement anonyme et ne prendra que 15 à 25 minutes. Aucun renseignement personnel ne vous sera demandé, et toutes les réponses sont confidentielles. Les résultats du sondage seront stockés sur un serveur canadien sécurisé et ne seront accessibles qu’aux experts indépendants sur demande. Notre organisation recevra un rapport sommaire dont nous nous servirons pour renforcer nos efforts d’amélioration de la santé et de la sécurité psychologiques en milieu de travail.
Veuillez cliquer sur le lien suivant pour accéder au sondage : [INSÉRER LE LIEN VERS LE SONDAGE ICI]. Le sondage peut être rempli à partir d’un ordinateur, d’un téléphone intelligent ou d’une tablette. PRENEZ NOTE : Lorsque vous aurez commencé à répondre au sondage, vous ne serez pas en mesure de le fermer pour y revenir plus tard; veuillez donc prévoir suffisamment de temps pour le remplir.
Pour toute question, n’hésitez pas à contacter [INSÉRER NOM/TITRE/NUMÉRO DE TÉLÉPHONE/ADRESSE COURRIEL].
Nous vous remercions de votre participation,
- Champion organisationnel
- [INSÉRER LA SIGNATURE]
- [INSÉRER LE NOM/LE TITRE]
- Répondant clé
- [INSÉRER LA SIGNATURE]
- [INSÉRER LE NOM/LE TITRE]
